Alle scholen houden een leerlingadministratie of -dossier bij. Daarin staan onder meer: notities over de bespreking van een kind door het team, van de gesprekken met de ouder(s), van speciale onderzoeken, de toets- en rapportgegevens en de plannen voor extra hulp aan het kind. Ook worden er soms schriftelijke observaties van leraren toegevoegd over de sociale en emotionele ontwikkeling van de leerling, de werkhouding en de taakaanpak.

Het leerlingdossier is strikt vertrouwelijk en ligt achter slot en grendel. Ouders hebben het recht om het dossier van hun kind in te zien. Wanneer ouders zelf willen weten hoe het er met het kind voorstaat, kunnen zij de school vragen naar het leerlingdossier. Praktisch betekent dit dat er een afspraak gemaakt moet worden met de directeur om het dossier te raadplegen. Het kan zijn dat de school het leerlingdossier van het kind aan anderen wil laten zien, bijvoorbeeld aan de schoolbegeleidingsdienst. Dat mag alleen als ouders daarvoor toestemming hebben gegeven.