Veel schoolbesturen hebben een vertrouwenspersoon aangesteld, meestal van buiten de school, die de klager op onafhankelijke wijze ondersteunt. Een vertrouwenspersoon kan bemiddelen en/of de klager helpen bij het formuleren en indienen van een klacht. De vertrouwenspersoon moet een voor iedereen aanvaardbare persoon zijn. Datzelfde geldt overigens ook voor de leden van de klachtencommissie en voor de contactpersoon- het aanspreekpersoon binnen de school bij klachten. Dat is de eerste voorwaarde om tot een goed werkende klachtenprocedure te komen. Het is daarom ook dat de benoeming van deze personen met grote zorgvuldigheid dient te gebeuren, bijvoorbeeld door een benoemingsadviescommissie in te stellen, met één afgevaardigde van het bestuur van de school, één persoon namens de personeelsgeleding en één persoon namens de oudergeleding. De medezeggenschapsraad moet instemmen met de gehele klachtenregeling, inclusief de procedures rond de aanstelling van de contactpersoon, de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie.  Een directeur kan dus in principe de vertrouwenspersoon zijn. Of dat raadzaam is is een tweede, bijvoorbeeld gezien een mogelijke belangenverstrengeling.